Eurostudent

Portal dla studentów - kariera, praktyki, staże, praca, studia, rozrywka, konkursy. Magazyn Eurostudent

Formularz aplikacyjny – jak wypełnić?

Z formułą cv, życiorysu i listu motywacyjnego zdążyliśmy się już mniej więcej oswoić. Ale rynek pracy, tak jak inne dziedziny życia, rozwija się, a proces rekrutacji zmienia się razem z nim. Stosunkowo nowym i coraz powszechniejszym dokumentem – oprócz lub zamiast wyżej wymienionych – wymaganym od starających się o pracę jest formularz aplikacyjny.

Kwestionariusz osobowy, formularz osobowy, formularz aplikacyjny, wreszcie Application Form. Czy mowa o jednym dokumencie, czy może o kilku różnych? Eksperci podpowiadają, że kwestionariusz osobowy wypełniają ci, którzy starają się o pracę w tzw. sferze (przez niektórych zwaną sforą) budżetowej, a więc m.in. przyszli urzędnicy administracji państwowej czy pracownicy oświaty. Formularz osobowy to innymi słowy formularz aplikacyjny (ang. Application Form) – ten zaś najczęściej stosowany jest przez duże firmy i koncerny międzynarodowe przy rekrutacji na ściśle określone stanowisko; pracodawcy udostępniają go na swoich stronach internetowych lub w wersji papierowej rozdają na imprezach związanych z rynkiem pracy, w czasie m.in. Dni Kariery czy Targów Pracy.

A czemu tak

Z jednej strony, wymaga się od nas kilku dokumentów, w których informacje o nas są rozproszone. Z drugiej strony, coraz więcej z nas ma zbliżone kwalifikacje i równie dobrze przygotowane dokumenty. Dlatego właśnie pracodawcy decydują się na formularz aplikacyjny. – Formularze rekrutacyjne pozwalają zbierać, sortować i przechowywać dane na temat kandydatów w procesie rekrutacji – tłumaczy Agnieszka Nowak z Procter&Gamble. – Dzięki nim mamy pewność, że każdy kandydat będzie traktowany równorzędnie oraz że po prostu nie zagubi się gdzieś w całej masie aplikacji. Innymi słowy, formularz, dostarczający ujednolicone informacje o kandydatach, daje szansę pracodawcom na efektywną analizę i porównanie zgłoszeń oraz umożliwia przeprowadzenie skutecznej selekcji osób, które zostaną zaproszone na rozmowę kwalifikacyjną. Warto także zauważyć, że o ile cv, życiorys czy list motywacyjny zawierają to, co chcemy, aby o nas wiedziano, o tyle formularz pozwala rekrutującym zgromadzić dane rzeczywiście potrzebne do podjęcia decyzji o zatrudnieniu osoby na konkretne stanowisko.

Naocznie

Formularze aplikacyjne są skonstruowane tak, aby pracodawca mógł jak najlepiej poznać bas, nasze dotychczasowe przygotowanie i plany na przyszłość oraz nasz stosunek do pracy, o którą się staramy. Wszystko oczywiście po to, aby wybrać właściwą osobę na właściwe miejsce. Biorąc formularz do ręki, łatwo zauważymy, po pierwsze, jakiego rodzaju pytania stoją przed nami (otwarte i zamknięte), oraz, po drugie, jakie kwestie są dla pracodawcy najważniejsze. Im więcej mamy miejsca na odpowiedź czy im bardziej szczegółowe pytanie, tym prawdopodobnie sprawa jest ważniejsza (wyjątek stanowią oczywiście pytania zamknięte albo dotyczące podania tylko jednej liczby, np. średniej ocen, jak choćby w Ernst & Young). Chociaż każdy formularz jest inny, przy pewnym uogólnieniu można wyróżnić w nim tematyczne grupy pytań. Najczęściej spotyka się zagadnienia pokrywające się z punktami w cv, a więc m.in. dane osobowe i adresowe, wykształcenie czy przebieg kariery zawodowej. Jednak w formularzu mogą się pojawić także pytania dotyczące cech naszej osobowości (np. w ING: które z poniższych cech są Pana/Pani zdaniem istotne podczas budowania kariery zawodowej) albo naszego stosunku do pracy (np. w Ergo-Hestia: moje oczekiwania finansowe brutto).

Jak to ugryźć

Na pierwszy rzut oka wypełnienie formularza aplikacyjnego może wydać się nam łatwiejsze niż napisanie cv, życiorysu czy listu motywacyjnego: wystarczy wypełnić rubryki… Ale tylko na pierwszy rzut oka: formularz aplikacyjny, tak jak pozostałe dokumenty, rządzi się ściśle określonymi prawami.

Wiedząc, że mamy przed sobą listę pytań, starajmy się maksymalnie podporządkować narzuconej formie. W pierwszej kolejności pomoże nam w tym bardzo dokładna lektura pytań. Jeśli mamy wybrać jedną odpowiedź na pytanie zamknięte, dobrze się zastanówmy i wybierzmy rzeczywiście jedną odpowiedź, unikając wielokrotnego przekreślania jednej i wybierania innej (z opisem: to jest właściwa odpowiedź). Jeśli mamy udzielić odpowiedzi na pytanie otwarte, dobrze się zastanówmy i napiszmy wyczerpująco, lecz mieszcząc się w objętości danej rubryki (jeśli formularz ma postać elektroniczną, często jest określona maksymalna liczba znaków, np. w Ergo-Hestia). Zdarza się, że pytania otwarte nie są pytaniami wprost np. o naszą konkretną umiejętność, jak logiczne myślenie czy wnikliwa analiza, lecz ją sprawdzają; ważne, by umieć to dostrzec i sprzedać się jak najlepiej, podkreślając naszą indywidualność. Inny typ pytań to te, które wydają się nie mieć bezpośredniego znaczenia dla procesu rekrutacji, np. kiedy i w jaki sposób dowiedział(a) się Pan/Pani o programie menedżerskim funkcjonującym w Grupie ING? W rzeczywistości są one ważne dla pracodawców choćby przy opracowaniu statystyk czy gromadzeniu informacji o sposobach poszukiwania pracy. Krótko mówiąc, niezależnie od rodzaju pytań, do wszystkich musimy podejść poważnie i odpowiedzialnie. Przez to, że formularz aplikacyjny ściśle określa porządek i formę przekazywania informacji, staje się sprawdzianem naszych zdolności komunikacyjnych. W żadnym wypadku nie pozostawiajmy pustych miejsc (zwłaszcza przy pytaniach, które uznamy za niewygodne) oraz nie dołączajmy w zamian dokumentów, o które nikt nas nie prosił. W wypełnianiu formularza może nam pomóc dokładna lektura instrukcji i broszury rekrutacyjnej, które zwykle są dołączane do formularza.

Diabelskie szczegóły

Jeśli wypełniamy formularz odręcznie, postarajmy się, aby nasze pismo było możliwie naturalne, wyraźne i czytelne. Warto przygotować odpowiedzi na brudno, dać do przeczytania drugiej osobie, prosząc o informację zwrotną, i dopiero wtedy przepisać je starannie na czysto. Jeśli nie będzie to nadużyciem uprzejmości, poprośmy drugą osobę także o przeczytanie wersji na czysto: to zwiększy margines uniknięcia błędów – literówek czy ortografów, zwłaszcza w obcojęzycznych nazwach firm i stanowisk. Nie zapominajmy też o drobiazgach i oczywistościach. Jeśli wymagane jest zdjęcie, dołączmy go. Jeśli formularz jest dwujęzyczny (albo w języku obcym, np. Ernst & Young), wypełnijmy go w języku obcym.

Unikać jak ognia

Przystępując do wypełniania formularza, warto zapoznać się nie tylko z regułami rządzącymi wypełnianiem, lecz także z… popełnianymi błędami. Oczywiście po to, aby ich unikać, a nie powielać!

Najczęściej spotykamy się z formularzami w formie drukowanej, rozdawanymi podczas imprez związanych z pracą. Nie dajmy się skusić na wypełnienie formularza na miejscu, na kolanie! Taki formularz nie ma szans być dobrze przygotowany, zarówno merytorycznie, jak i estetycznie. – Osoba przeglądającą formularze aplikacyjne ma tylko kilka sekund na każdy z nich; często zdarza się także, że zupełnie wstępny proces wyboru kandydatów jest zautomatyzowany – tłumaczy Agnieszka Nowak z P&G – wówczas złe wypełnienie formularza przez nieuwagę czy pośpiech może pozbawić szans kandydata do pracy już na samym początku. Dlatego wcześniej warto starannie przestudiować materiały, rozprowadzane przez firmy lub udostępnione w Internecie: dociekliwość i rzetelność to cechy wysoko cenione przez pracodawców. Kiedy już usiądziemy do wypełniania formularza, najlepiej w zaciszu własnego biurka, nie opuszczajmy żadnych pytań. Jeśli nie wiemy, jak poradzić sobie z daną rubryką, zadzwońmy do pracodawcy, a jeśli chcemy pominąć jakieś pytanie, wyjaśnijmy pisemnie, dlaczego uchylamy się od odpowiedzi. Innymi słowy: jeśli w formularzu aplikacyjnym znajduje się takie a nie inne pytanie, to oznacza, że nie pojawiło się ono przypadkiem. Nieprzypadkowa jest także ilość miejsca pozostawiona na odpowiedzi, do czego musimy się dostosować. Pamiętajmy, że za krótka odpowiedź to sygnał dla pracodawcy, że nie mamy nic mądrego do powiedzenia. Za długa odpowiedź zaś to znak, iż nie radzimy sobie z selekcją informacji, a dyscyplina myśli jest wyraźnie naszą słabą stroną.

Zawsze i wszędzie odpowiadajmy na pytania zgodnie z prawdą, zwłaszcza gdy mamy gotowe odpowiedzi do wyboru. Np. w pytaniach o znajomość języków obcych często pojawia się do wyboru kilka zmiennych: język obcy, stopień znajomości, rozróżniony na zaawansowanie w mówieniu, czytaniu i pisaniu (np. w KPMG). Uważajmy, aby wypełnić właściwą kratkę czy też wybrać właściwą odpowiedź: 3 czy 5 robi dużą różnicę. Nie przegapmy też rozróżnienia na deklarowaną i poświadczoną certyfikatami znajomość języków (np. Ergo-Hestia).

On-line

Na szczególną uwagę zasługuje formularz aplikacyjny on-line. – Formularz w formie elektronicznej przystosowany do własnych potrzeb najczęściej stosują duże koncerny i umieszczają go na swojej stronie internetowej – wyjaśnia Katarzyna Kubiak z Biura Karier Wyższej Szkoły Bankowej w Poznaniu. – Dla wielu firm ma on większą wartość, ponieważ obok informacji zawartych zwykle w cv, pomaga uzyskać odpowiedzi na inne pytania dotyczące na przykład naszego zachowania w różnych sytuacjach z życia zawodowego. Przy wypełnianiu formularza elektronicznego obowiązują oczywiście wyżej wymienione zasady. Jednak jest kilka spraw, o których trzeba pamiętać dodatkowo. Po pierwsze, to, że jedne firmy traktują go jako typowy dokument: zawarte w nim dane wędrują do systemu, który umożliwia zarządzanie nimi, pozwala naszkicować portret kandydata idealnego oraz wybrać tych, którzy są mu najbliżsi. Inne firmy zaś traktują formularz aplikacyjny jako zwykłe, choć elektroniczne, cv. Po drugie, należy upewnić się, ile mamy czasu, żebyśmy po długim i żmudnym wypełnianiu, nie otrzymali nagrody w postaci komunikatu: Twoja sesja wygasła. Jeśli mamy nieograniczoną ilość czasu, nie ma problemu. Jeśli zaś system informuje nas o określonej liczbie minut, warto odpowiedzi przygotować wcześniej, by później tylko wkleić je do formularza i wysłać. Po trzecie, pamiętajmy, że istnieje możliwość uaktualniania formularzy aplikacyjnych, np. formularz PricewaterhouseCoopers zawiera klauzulę: Przyjmuję do wiadomości, że przysługuje mi prawo do wglądu oraz korekty danych.

Trzymając rękę na pulsie rynku pracy, pamiętajmy o zmieniających się wymaganiach wobec nas, młodych jego uczestników. Wystarczy poświęcić kilka chwil na zapoznanie się z nowościami – na przykład na przygotowanie się do wypełnienia formularza aplikacyjnego, by szczęście jeszcze bardziej nam sprzyjało w poszukiwaniu idealnego miejsca zatrudnienia.