Na co zwracać uwagę, przygotowując CV i list motywacyjny, zanim wyślemy je pracodawcy e-mailem?
Chociaż temat zamieszczania CV w Internecie, pisania listów motywacyjnych i wymiany maili z pracodawcą jest dość często podejmowany, praktyka poszukiwania pracy przez Internet pokazuje, że… diabeł tkwi w szczegółach – formatach przesyłanych plików, długości dokumentów, a nawet adresach e-mailowych.
Odpowiednie CV
Curriculum Vitae, które wysyłasz potencjalnemu pracodawcy, jest czynnikiem, który zdecyduje o tym, czy zostaniesz zaproszony na rozmowę kwalifikacyjną. Oczywiście, jeśli spełnisz wymogi merytoryczne. Jest jedna zasada przygotowywania CV: czytelność i prostota. Pracodawcy nie mają czasu na przeglądanie wielostronicowych aplikacji.
Będąc studentem czy absolwentem, nie masz jeszcze tak wielkiego doświadczenia zawodowego, aby pisać ogromne historie o życiu zawodowym. W CV koniecznie zamieść informacje o wykształceniu, doświadczeniu zawodowym, stażach, kursach oraz umiejętnościach językowych i komputerowych. W taki sposób, aby pracodawca wiedział co, gdzie i na jakim stanowisku robiliśmy, np. w jakich okresach czasu (w miesiącach, ale bez dni) pracowaliśmy. Jeżeli firma jest mało znana, koniecznie napisz jednym zdaniem, czym się zajmowała. Na przykład nazwa „Kowalski&Malinowski Sp. z o.o. nie powie nic. Jeżeli dopiszemy do tego informację „małopolski producent artykułów spożywczych”, to już wiele rozjaśnia. Sama nazwa stanowiska też nic nie mówi. Jeśli napiszesz tylko „Specjalista ds. obsługi klienta” to nie wiadomo czy zajmowałeś się realizacją zamówień, logistyką czy reklamacjami. Koniecznie w krótkich punktach napisz więc zakres obowiązków! Poza tym, pamiętaj, że ta sama nazwa stanowiska może oznaczać coś zupełnie innego w różnych firmach. Zainteresowania nie są konieczne w CV, ale ciekawe dla czytającego. Nietypowe zainteresowania przyciągające. Pod warunkiem że nie są konserwatywne. Jeżeli napiszesz w zainteresowaniach: podróże po Europie to jest w porządku. Ale jeśli napiszesz „dziewczyny” albo „horrory” to może zniechęcać… Pisz o zainteresowaniach w miarę neutralnie.
Dokument musi być przejrzysty: unikaj ramek, ozdobników, dziwnych czcionek, kolorów. Najprościej napisać CV standardową czcionką, np. Arial, Taoma, Verdana czy Times New Roman. Nie używaj czcionki Comic (lub jej podobnych) – ta wygląda niepoważnie i zostaw ją sobie na inną okazję. Pisz czarnym kolorem, innym, ale zawsze stonowanym możesz zaznaczyć śródtytuły.
W CV możesz, ale nie musisz umieścić zdjęcie, jednak nie z wakacji, nie w bluzie czy T-shircie, nie z imprezy! Zdjęcie musi być profesjonalne (takie jak do innego rodzaju dokumentów) i dobrej jakości – raczej w wersji elektronicznej (jest wyraźniejsze), a nie skanowane.
Ważna informacja: CV wysyłaj zawsze jako plik Word w formacie .doc. Nie twórz plików .pdf czy .exe – może się zdarzyć, że pracodawca ich po prostu nie otworzy. Ponadto, często serwery je blokują i maile przychodzą bez załączników. CV często są przechowywane w bazach danych, a te są dostosowywane do przechowywania i wyszukiwania plików tekstowych, rzadziej innych.
List motywacyjny
List motywacyjny jest dla pracodawcy ważnym źródłem informacji o tym, co chciałbyś robić zawodowo. Dlatego nie wolno tego dokumentu bagatelizować. A tak niestety robi wiele osób. Dobry list motywacyjny zawierać podstawowe dane osobowe i kontaktowe, ale nie powinien być dłuższy niż na stronę. W liście możesz napisać, dlaczego zdecydowałeś się odpowiedzieć na dane ogłoszenie, co cię interesuje w kontekście zawodowym, czego oczekujesz od potencjalnego pracodawcy i pracy oraz – jeżeli nie zrobiłeś tego w CV – napisać nieco więcej o twoim doświadczeniu zawodowym. Kolejna żelazna zasada: w liście motywacyjnym nie powtarzaj tego, co jest w CV! Możesz też list motywacyjny połączyć w jeden plik razem z CV.
E-mail
Najważniejszy w komunikacji rekrutacji internetowej jest adres e-mail. Korespondencja z potencjalnym pracodawcą w 99% przypadków zaczyna się od wymiany e-maili. Jak powinien wyglądać adres e-mail do korespondencji biznesowej? Obowiązuje tu zasada: jak cię widzą, tak cię piszą. Jeżeli adres ma formę podobną do takich jak: misia19@jakasdomena.pl czy ozoxx@jakasdomena.pl, to w oczach pracodawcy raczej nie wzbudzisz zaufania. Profesjonalnie wyglądający adres e-mail powinien zawierać nazwisko i imię, np. jan_kowalski@dowolnadomena.pl, j.kowalski@dowolnadomena.pl, kowalski@dowlnadomena.pl. Używanie nicka zamiast nazwiska może sugerować chęć ukrycia się albo świadczyć o tym, że masz lekceważący stosunek do pracodawcy. Darmowe konta e-mailowe założysz w prawie każdym portalu internetowym – zwróć jednak uwagę na to, aby nazwa domeny nie była mało poważna (za takie można uznać konto w domenie typu usmieszek.pl albo – to bardziej drastyczny przykład – xlaski.pl). Jeśli już masz konto, możesz dostosować je do potrzeb poważnej korespondencji, tworząc do niego alias pocztowy w profesjonalnym formacie. W treści maila nie należy się specjalnie rozpisywać. Wystarczy się przedstawić, napisać na jakie stanowisko się aplikujesz i podać dane kontaktowe. Należy zachować oficjalny ton i używać zwrotów: „Szanowni Państwo” lub – odpowiednio – „Pan, Pani”, jeśli w ogłoszeniu jest podane nazwisko osoby do której przesyłana ma być aplikacja.
Jeśli chcesz być potraktowany poważnie i profesjonalnie, zadbaj nie tylko o ogólny wygląd dokumentów aplikacyjnych, lecz także o szczegóły. Czasem w takich drobiazgach, jak adres skrzynki elektronicznej czy zbyt ogólnikowe informacje mogą zadecydować o tym, czy przejdziesz do dalszego etapu rekrutacji, czy też będziesz musiał zacząć poszukiwania od zera.
Iwona Roszczynska – konsultant firmy rekrutacyjnej Mercuri Urval Polska
Jednym z częściej popełnianych przez kandydatów błędów jest niestety nieczytanie w ogóle bądź tylko pobieżnie treści ogłoszenia. Kandydaci jakby nie zauważali bądź ignorowali wymagania stawiane na stanowisku, błędnie uważając, że są one podane mocno „na wyrost”. Niekiedy zdarza się, że kandydat nie spełnia żadnego z wymagań lub spełnia tylko dwa, trzy z 10 kryteriów. Forma przesłanej aplikacji też niekiedy pozostawia wiele do życzenia. Bywa, że kandydaci korzystając z jednego przygotowanego szablonu listu motywacyjnego, zapominają go uaktualnić, zanim prześlą go po raz kolejny: brakuje aktualnego numeru referencyjnego lub list zwiera informację, że kandydat aplikuje na inne stanowisko w zupełnie innej firmie, niż ta podana w ogłoszeniu. CV bywa również mało czytelne, zawiera nieodpowiedni układ wymienianych doświadczeń – od najstarszych po najnowsze – zamiast odwrotnie. Niekiedy kandydaci podają tylko nazwy firm, w których pracowali, pomijając dość istotne informacje jak nazwa stanowiska i jego zakres obowiązków
