Planując pracę za granicą, warto zapoznać się z podstawowymi zasadami przygotowywania dokumentów do procesu rekrutacji. Przyjrzyjmy się więc listowi motywacyjnemu w języku angielskim. Chociaż reguły jego pisania są podobne do polskich, pozornie nieistotne różnice mogą zadecydować o przyjęciu lub odrzuceniu naszej kandydatury.

Uniwersalny angielski termin określający list motywacyjny to cover letter. Jednak w zależności od okoliczności, w jakich wysyłamy dokument, mówimy o: uninvited cover letter (lub cold-contact cover letter), invited cover letter (lub application letter) oraz referral letter (lub networking letter). Nazw jest sporo, brzmią tajemniczo, ale w rzeczywistości klasyfikacja jest bardzo prosta. Z uninvited cover letters (ang. uninvited oznacza nieproszony) spotykamy się najczęściej. Dlaczego? Eksperci sugerują, że około trzech czwartych rynku pracy to rynek „zamknięty”, co oznacza, że informacje o wolnych miejscach pracy nie są ogólnie dostępne. Możemy jednak dostać się do nich… sposobem! Po prostu sporządzamy listę firm, w których chcielibyśmy pracować, i zgłaszamy się do nich z pytaniem o możliwość rozmowy kwalifikacyjnej. Taka strategia w oczach zagranicznych pracodawców jest świadectwem naszej aktywnej postawy w poszukiwaniu pracy (zamiast biernego oczekiwania na ofertę). Jeśli nasze dokumenty zrobią dobre wrażenie, pracodawca może zastanowić się nad stworzeniem miejsca pracy specjalnie dla nas, może skierować nas na pokrewne stanowisko, może wreszcie zapamiętać nas i zaprosić do współpracy, gdy pojawi się wakat. Pozostała ćwierć rynku pracy to tzw. rynek otwarty, z którego pochodzą oferty w agencjach pośrednictwa pracy, w gazetach czy w Internecie. Na nie odpowiadamy invited cover letters; dzięki nim mamy szansę precyzyjnie odpowiedzieć na konkretne oczekiwania pracodawcy. Referral letters zyskują coraz większą popularność, ponieważ coraz powszechniejszą metodą poszukiwania pracy jest tzw. networking.

I. Nadawca

Adres nadawcy zapisujemy na samej górze, po środku lub po lewej stronie.

II. Data

Datę umieszczamy po lewej stronie w kolejności: miesiąc (wielka litera), dzień, rok.

III. Adresat

Adres odbiorcy zapisujemy po lewej stronie. Koniecznie podajmy imię i nazwisko osoby, do której kierujemy list motywacyjny, zarówno w adresie, jak i w formule powitania (np. Dear Mr. Smith). Zwykle te dane znajdziemy w ofercie pracy; jeżeli nie odpowiadamy na konkretne ogłoszenie, poszukajmy osób odpowiedzialnych za rekrutację lub szefujących interesującemu nas działowi. Formuły typu „Dear Sir or Madam” bądź „To whom it may concern” mogą stać się dla pracodawcy sygnałem, że nie podjęliśmy żadnego wysiłku w celu pozyskania potrzebnych informacji. Ze względu na szacunek dla odbiorców naszego listu nie powinniśmy także używać formuł faworyzujących jednych, a wykluczających innych, np. „Gentlemen”, wykluczający kobiety.

IV. Treść

W pierwszym akapicie określamy, w jakiej sprawie piszemy (np. pełna nazwa stanowiska, numer referencyjny oferty, miejsce ukazania się ogłoszenia i datę jego publikacji), ewentualnie krótko przedstawiamy, co możemy zaoferować pracodawcy oraz jakie korzyści płyną z zatrudnienia nas na danym stanowisku. Uwaga: zdania otwierające list muszą przykuć uwagę pracodawcy i zachęcić go do czytania kolejnych! Pierwszy akapit warto dostosować do typu listu, jaki piszemy. Na stronie obok znajdziecie przykład referral cover letter. W przypadku uninvited cover letter możemy napisać: „Dear Mr. Brookfield, Over the last four years, I have been an avid consumer of your company’s automobiles. I have a passion for what your company produces, and I know I can infuse this same energy in all the work I do for you. I have a solid educational background, as well as extensive experience in a number of related fields, and I would be thrilled to contribute my talents to your organization”. A rozpoczynając invited cover letter: „Dear Ms. Hudnut, The knowledge and experience I have obtained throughout my four years of college education and work experience make me an exceptional candidate for the sales manager position you have advertised in the Wall Street Journal”.

W drugim akapicie opisujemy nasze wykształcenie i doświadczenie zawodowe, wskazując tylko te elementy, które ściśle się wiążą z ofertą pracy. Unikajmy „przepisywania” cv! Budujmy zdania, korzystając z tzw. action verbs, wzmacniających informację o naszych osiągnięciach i aktywności.

W trzecim akapicie uzasadniamy, dlaczego to my, a nie nikt inny, najlepiej nadaje się na dane stanowisko. Nie ograniczajmy się jednak do swoich dawnych sukcesów i przyszłych korzyści z pracy w firmie. Wskażmy, w jaki sposób firma zyska, zatrudniając nas! Eksponując tak cenne dla pracodawcy cechy jak efektywność, lojalność czy odpowiedzialność, powołujmy się na zdanie osób, które nas znają, a jednocześnie mogą za nas ręczyć. W tym akapicie pokażmy także, że posiadamy wiedzę na temat firmy i zakresu jej działalności.

W czwartym akapicie opisujemy, jakie kroki zamierzamy podjąć w sprawie pracy. O ile pracodawca nie zastrzega sobie inaczej (np. „no phone calls”), inicjatywa leży po naszej stronie. To my prosimy o rozmowę kwalifikacyjną, zobowiązujemy się do nawiązania kontaktu z pracodawcą oraz określamy termin, w jaki to zrobimy.

Na koniec możemy wspomnieć o cv i innych dokumentach, które dołączamy do listu motywacyjnego. Chociaż w wielu polskich przykładach listów motywacyjnych po angielsku można spotkać takie zdania jak „Enclosed is an updated version of my resume for your files”, w praktyce coraz rzadziej stosuje się inwersję składniową.

List motywacyjny zamykają formuły grzecznościowe.

V. Styl

List motywacyjny powinien być zwięzły i treściwy. Piszmy krótkie zdania, eliminując niepotrzebne słowa. Skupmy się więc na przekazaniu konkretnych informacji w możliwie precyzyjnym kontekście: podawajmy fakty, wskazujmy efekty, dokumentujmy liczbami. Ogólnikowe stwierdzenia mogą świadczyć o tym, że nie umiemy się precyzyjnie wyrażać albo staramy się coś ukryć. Używajmy tzw. active verbs (patrz: ramka) oraz fraz podkreślających nasze przekonanie (np. „I am cinfident” albo „I am positive” zamiast słabych „I feel” czy „I believe”) i zaangażowanie (np. konstrukcje czynne „I earned many awards for highest sales in the store” zamiast biernych „I received many awards for highest sales in the store”). Znajdźmy złoty środek, bez popadania ze skrajności w skrajność: list motywacyjny nie może stać się osobistą prośbą o prace ani litanią przechwałek. Eksponując nasze zalety, w tym gotowość do nauki, nie zapominajmy, że pracodawcy nie chcą ponosić nieprzewidzianych wydatków z tytułu nieustannego dokształcania nas: zatem zamiast „Although I have not worked with Lotus spreadsheets, I am a fast and willing learner”, lepiej napisać „As for your requirement for spreadsheet experience, I’ve worked with Excel, a program even more advanced than Lotus. Thus, I have no doubt I can quickly get up to speed on Lotus”.

VI. Szczegóły techniczne

Zasady pisania listu motywacyjnego w języku angielskim stanowią, że list powinien być przejrzysty, mieć nie więcej niż jedną stronę formatu A4 i składać z 4–6 akapitów. Każdy akapit rozpoczyna się od nowej linijki, na ogół bez wcięcia, i liczy 2–3 zdań. W trosce o estetykę dokumentu, musimy umiejętnie dobrać odpowiedni jednolity format, a zwłaszcza rodzaj czcionki. Zabiegi pomniejszania rozmiaru czcionki na rzecz zwiększenia objętości tekstu nigdy się nie sprawdzają: za małe litery i nadmiar informacji szybko zniechęcą pracodawcę. Aby wyróżnić się spośród innych kandydatów, możemy zastosować zabiegi edytorskie (np. wypunktowanie, rozpoczynanie kolejnych akapitów od słów-kluczy, wprowadzenie dwóch kolumn: wymagania pracodawcy – moje kwalifikacje), choć zdania ekspertów w tej sprawie są podzielone.

Niedopuszczalne są literówki i błędy ortograficzne, zwłaszcza w obcojęzycznej nazwie firmy, do której aplikujemy, lub nazwisku rekrutera. Aby nie wpaść w tę pułapkę, wystarczy przeczytać uważnie cały list, nie zwracając uwagi na sugestię komputerowej autokorekty, oraz dać do sprawdzenia kompetentnej osobie.

Niezależnie od przyjętej metody szukania zatrudnienia, warto uświadomić sobie, że list motywacyjny jest (a przynajmniej powinien być) niepowtarzalnym dokumentem, w której możemy starannie określić własny cel (zatrudnienie), uzasadnić swój wybór oraz dać się poznać pracodawcy jako eksperci w danej dziedzinie (wykształcenie i doświadczenie) i jako ludzie (zainteresowania, umiejętność formułowania myśli). Właśnie w tu mamy szansę także uzasadnić ewentualne „luki” w cv oraz wymienić załączniki (np. pisemne referencje), które dopełniają informacji o nas. Dlatego nie warto powielać raz przygotowanego wzorca ani przeklejać gotowych modeli z Internetu (skoro my je znaleźliśmy, znajdzie je i pracodawca). Oryginalność jest bowiem naszym nieocenionym sprzymierzeńcem w procesie rekrutacji.

***

 

Użyteczne czasowniki

Accomplished achieved acquired ajusted administrated advised amended analysed approved arranged ascended assembled authorized awarded began bettered budgeted built cared for chaired chartered checked clarify classified commenced completed conducted consulted contributed to controlled convinced coordinated corrected counseled created dealt delegated demonstrated designed determinated directed discussed divided doubled edited enhanced enlarged entered established evaluated expand extended facilitated fixed forecast fought found fulfilled gathered grew guided handled held helped hired identify implemented improved indicated initiated inspected installed instituted interpreted interviewed invented investigated judged kept the Books liaised listened launched made managed marketed modyfied motivated negotiated nominated notify opened operated optymized organized packed perceived performed persuaded pioneered piloted planned prepared preserved programmed promoted provided published recommended recruited repaired represented researched scanned scheduled secured set up shortened sold solved specified spoken publicly) spurred supervised strengthened taught tested trained tracked traveled upgraded validated verbalized verified vitalized volunteered weighed widened won worked wrote yielded

***

 

Dla leniwych…

Ci, którzy chcą mieć pewność, że w liście nie trafi się żadne niedopatrzenie, mogą zamówić profesjonalne przygotowanie dokumentów wyspecjalizowanej firmie. Czas trwania usługi jest różny, najczęściej około tygodnia. Cena zależy od indywidualnych potrzeb: cv lub list motywacyjny po angielsku 50­–100 zł; cv i list motywacyjny w języku angielskim 100–150 zł (przy ekspresie stawka podwaja się). Niezależnie od tego, kto napisze list – my czy specjalistyczna firma – warto potraktować ten etap rekrutacji jako swoisty sprawdzian: jeśli nie jesteśmy w stanie samodzielnie ułożyć kilku poprawnych zdań, tym bardziej w pracy bez odpowiedniej znajomości języka po prostu sobie nie poradzimy…