Eurostudent

Portal dla studentów - kariera, praktyki, staże, praca, studia, rozrywka, konkursy. Magazyn Eurostudent

Raport specjalny: Onboarding w audycie i konsultingu

Z badania „Strategic Onboarding: A New Look at New Hires” wynika, że decyzję o tym, jak długo pozostaną w firmie, pracownicy podejmują w czasie pierwszego roku pracy. Choćby dlatego profesjonalnie zaplanowany i przeprowadzony proces adaptacji nowych pracowników jest tak ważny dla firm dbających o swoje zasoby i wizerunek. Jak w praktyce przebiega onboarding pracowników i co obie strony procesu rekrutacji zyskują dzięki niemu?

Rozważania o procesie adaptacji pracowników w firmach z obszaru konsultingu i audytu warto zacząć od tego, jak wygląda prawidłowo przeprowadzony onboarding i co ma on na celu. – Kluczowym celem tego procesu powinno być poznanie przez zatrudnionego nowego miejsca pracy. Z jednej strony, wdrożenie służy poznaniu formalnych zasad funkcjonowania firmy, praktycznych aspektów działalności i współpracy z poszczególnymi liniami biznesowymi, a także działami wsparcia. Z drugiej, jest to okazja do przekazania nowo zatrudnionym wartości, misji i wizji firmy – wyjaśnia Jadwiga Miśtak, doradca HR, Hays Poland. Warto zauważyć, że onboarding jako zjawisko, choć stworzony z myślą o pracowniku (proces ten ma na celu zmniejszenie stresu związanego z podjęciem nowej pracy), służy także pracodawcom. – Pomaga przedstawić firmę jako przyjazną dla pracownika i otwartą na jego potrzeby. Prawidłowo przeprowadzony onboarding świetnie wpływa na budowanie marki pracodawcy, zwiększa poczucie zaufania i przynależności pracownika do organizacji. Prawidłowe wdrożenie nowo zatrudnionej osoby zwiększa szansę na to, że pracownik ten pozostanie w organizacji przez lata. Dla firm oznacza to mniejsze koszty rekrutacji (brak konieczności przeprowadzania kolejnych procesów) i optymalizację funkcjonowania biznesu – zauważa Martyna Delura, Consultant Finance w Randstad Polska.

Profesjonalne wsparcie w pierwszych dniach pracy

Każdy z nas pamięta zdenerwowanie związane z pierwszym dniem w nowej szkole czy na studiach. Także pierwsze chwile w nowym miejscu pracy wiążą się z pewną dozą stresu wynikającego z niepewności co do atmosfery panującej w firmie, zakresu naszych obowiązków czy oczekiwań nowego pracodawcy. To właśnie w celu ułatwienia startu zawodowego nowym pracownikom powstał onboarding. Dlaczego jest tak ważny? – Pierwszy dzień w pracy nowego pracownika to szczególnie ważne doświadczenie, które zapamięta on na długo. Przygotowanie biurka, sprzętu, dostępu do systemu, na którym ma pracować nowo zatrudniona osoba, to sposób na zaprezentowanie firmy od najlepszej strony – zauważa Martyna Delura z Randstad Polska. Duże firmy z sektora audytu i konsultingu zapewniają nowym pracownikom bardzo usystematyzowany program wdrożeniowy. Jest on zwykle odpowiednio rozłożony w czasie i dokładnie zaplanowany. – Tym, co szczególnie wyróżnia programy wdrożeniowe w firmach z tego sektora, jest duży nacisk na zapoznanie nowych pracowników z konkretnymi projektami i zasadami współpracy z klientami (etykieta, know-how). W niektórych przypadkach onboarding wiąże się z wyjazdami do innych oddziałów firmy. Najczęściej dzieje się tak w przypadku, gdy nowo zatrudniony pracownik rozpoczyna pracę w regionalnym biurze firmy o rozproszonej strukturze. Niektóre organizacje zapewniają również pakiety informacyjne, które trafiają do pracownika jeszcze przed pierwszym dniem pracy – wyjaśnia Jadwiga Miśtak z Hays Poland.

Etapy onboardingu

Warto zauważyć, że w firmach profesjonalnie podchodzących do kwestii zarządzania zasobami ludzkimi (do których zaliczają się duzi gracze na rynku usług konsultingowych oraz audytorskich) proces adaptacji pracownika zaczyna się dużo wcześniej niż pierwszego dnia pracy, bo już w czasie rekrutacji. Największe firmy konsultingowe na etapie werbowania kandydatów na dane stanowisko starają się zadbać o pierwsze pozytywne wrażenie swoich potencjalnych pracowników na temat organizacji. Jak zwraca uwagę Martyna Delura z Randstad Polska, zasadniczo proces onboardingu podzielić możemy na trzy etapy: okres poprzedzający przyjście pracownika do firmy, pierwsze dni pracy (zaznajomienie ze specyfiką pracy, kulturą organizacyjną oraz przedstawienie pracownikowi współpracowników) oraz tzw. okres próbny. – Najwięksi gracze na rynku w ramach procesu adaptacji pracowników skupiają się nie tylko na aspektach merytorycznych pracy na danym stanowisku, ale także kwestiach związanych z potrzebami emocjonalnymi pracownika. W związku z tym w opiekę nad nowo zatrudnioną osobą angażowani są pracownicy z dłuższym stażem, którzy pełnią rolę mentorów czy opiekunów. Z jednej strony czuwają oni nad realizacją wdrożenia wszystkich etapów adaptacyjnych, a z drugiej dbają o komfortowe samopoczucie podopiecznego  – mówi. Warto zauważyć, że minimalizacja stresu związanego z rozpoczęciem nowej pracy sprawia, że pracownik szybciej staje się pełnowartościowym członkiem zespołu. Jak zauważa Agnieszka Haponik, kierownik Marketingu i Komunikacji w LeasingTeam Group, profesjonalnie przeprowadzony onboarding nie kończy się pierwszego dnia pracy nowo zatrudnionej osoby. – W firmach o dojrzałej kulturze organizacyjnej pracownik wdraża się kilka, a nawet kilkanaście tygodni. Po określonym czasie otrzymuje możliwość podzielenia się swoimi wrażeniami, a także uzyskać odpowiedzi na pojawiające się w toku pracy pytania. Taka rozmowa to dla pracownika dowód, że pracodawca bierze pod uwagę jego potrzeby, zaś dla pracodawcy okazja do udoskonalania procesu onboardingu w firmie – wyjaśnia.

Lepiej poinformowani – bardziej efektywni

Eksperci ds. HR są zgodni co do tego, że w firmach, w których onboarding jest przeprowadzany w sposób uporządkowany i przejrzysty, pracownicy są w stanie szybciej wdrożyć się w swoje obowiązki i efektywniej pracować. – Osoba, która od samego początku wie, z jakich narzędzi może korzystać, jaką pomoc może uzyskać od kolegów i koleżanek oraz zna obowiązujące standardy i procedury, zdecydowanie szybciej staje się efektywna. Nie traci czasu na poszukiwanie podstawowych informacji. Dodatkowo, poznanie różnych zespołów i zrozumienie kluczowych wartości ułatwia identyfikację z firmą i marką, co również znacząco wpływa na zaangażowanie w codzienną pracę – mówi Jadwiga Miśtak z Hays Poland.
Usystematyzowany onboarding jest aspektem niezwykle ważnym także z perspektywy pracodawcy, którego celem jest zapewnienie firmie jak najwyższych przychodów. – Osoba, która w zaplanowany sposób poznaje stopniowo specyfikę firmy, jej strukturę, kulturę organizacyjną, sposób pracy, otrzymuje niezbędne narzędzia do wykonywania zadań, dostęp do potrzebnych systemów itp. dużo szybciej aklimatyzuje się w nowej rzeczywistości i zaczyna przynosić pracodawcy realne korzyści, które przekładają się na wyniki finansowe przedsiębiorstwa – podsumowuje Agnieszka Haponik z LeasingTeam Group.

Autor: Beata Pałac