Zarządzanie sobą w czasie Jak planować swój dzień, aby efektywnie studiować i zdobywać pierwsze doświadczenia zawodowe? Pomocne będę metody zarządzania sobą w czasie.

Nauka o zarządzaniu czasem (ang. time management) powstała dla biznesu i w biznesie znalazła swoją najpełniejszą realizację. Bo menedżer to człowiek nieustannie zajęty. Jednak dziś i student musi starannie planować swój czas. Jak połączyć studia z pracą?

SMARTER – magiczny skrót

Jeśli chcemy działać skutecznie, musimy zacząć od właściwego wyznaczenia celu. Najlepiej posłużyć się tzw. zasadą SMARTER. Nazwa jest skrótem od pierwszych liter wymienianych cech w języku angielskim, a jednocześnie oznacza mądrzej i sprytniej. Dobrze sformułowany cel musi być: S – specific / konkretny (odpowiedz sobie na pytanie, co dokładnie chcesz osiągnąć), M  – measurable / mierzalny (trzeba jednoznaczne określić, na czym polega osiągnięcie celu, np. co znaczy dla mnie dobra praca i jakie musi spełniać kryteria?), A – ambitious / ambitny, ale R – realistic / realistyczny, T – time oriented / określony w czasie (koniecznie trzeba wyznaczyć ramy czasowe projektu, czyli nie „w przyszłości”, tylko np. „za trzy miesiące”), E – exciting / ekscytujący (musi cię interesować, to zwiększa motywację do jego osiągnięcia) oraz R – recorded / zapisany (bo wszelkie zobowiązania na piśmie są łatwiejsze do spełnienia). Spróbujmy dalekosiężne marzenia i ambicje przełożyć na te konkretne cechy. Np. plan „zabieramy się za naukę języka angielskiego” przełożony na SMARTER brzmi: w ciągu roku dotrę do konkretnego poziomu (np. First Certificate), czyli zapiszę się na kurs intensywny, lecz możliwy do pogodzenia z innymi zajęciami, plan rozpiszę na kartce lub w smartfonie. Co jest w tym ekscytującego? Na kursie poznam nowych ludzi.

Ważne i pilne

Tzw. macierz Eisenhowera polega na podziale całej naszej aktywności na cztery kategorie czynności według pilności i ważności. Powstają w ten sposób cztery ćwiartki. Pierwsza zawiera zadania bardzo ważne i pilne (np. jutrzejszy egzamin), których nie unikniemy i nie możemy zaniedbać będą więc zawsze w pierwszej kolejności do zrobienia. Pamiętajmy jednak, że często rzeczy ważne stają się pilne, gdy zwlekamy z ich załatwieniem (np. nauka w noc przed egzaminem). Druga ćwiartka to rzeczy ważne i te, których termin wykonania nie jest naglący. Nimi powinniśmy się zająć zaraz po zrobieniu rzeczy z pierwszej ćwiartki (a nie, jak mogłoby się wydawać, rzeczami pilnymi i nieważnymi). To tzw. ćwiartka wysokiej jakości, obejmująca dalekie plany, doskonalenie się (np. czytanie książek pogłębiających wiedzę), ale również sprawy prywatne, które decydują o poczuciu szczęścia i bezpieczeństwa (np. dbanie o ukochane osoby). Jeśli nie będziemy o tych rzeczach pamiętać, szybko się wypalimy i dopadnie nas kryzys. Trzecia ćwiartka to sprawy pilne, lecz mniej ważne, czyli zabierające mnóstwo czasu rzeczy bieżące. Spotkania, wizyty czy rozmowy telefoniczne, w których bierzemy udział ze względu na innych. Większość z nich wydaje się ważna, ale gdy się chwilę zastanowimy, to okaże się, że są ważne tylko dla innych. Trzeba je ograniczyć. Ostatnia ćwiartka obejmuje rzeczy nieważne i niepilne, które nic nie dają, a tylko wypełniają czas (np. gapienie się w smartfon). Cała sztuka polega na tym, by ograniczyć trzecią i czwartą ćwiartkę na rzecz pierwszej i drugiej. Nie marnować czasu na rzeczy nieważne i nie pozwalać, by rzeczy pilne wypełniły całą naszą aktywność.

Do roboty!

Dystraktory to fachowe określenie na coś, co każdy zna doskonale z własnego doświadczenia – wszystkie rzeczy, które przeszkadzają we wzięciu się do pracy. Mogą to być czynniki zewnętrzne, np. social media, internet, gry, a także inni ludzie. Często są to także pewne cechy wewnętrzne, np. zbytnie skupianie się na szczegółach zamiast na celu czy złe planowanie czasu i robienie wszystkiego na ostatnią chwilę. To one sprawiają, że umykają cenne godziny, a potem nie można z niczym zdążyć. Istnieje kilka psychologicznych sztuczek pomagających radzić sobie z lenistwem. Oto klika przykładów. Wyznaczmy sobie nagrodę za osiągnięcie celu i karę za poniesienie porażki. Myślmy o negatywnych konsekwencjach. Obiecajmy komuś, że coś zrobimy: najlepiej osobie, którą szanujemy (zwiększymy swoją motywację do wykonania zadania w obawie przed niesłownością). Znajdźmy lub wymyślmy ciekawe strony zadania do wykonania, sprawmy, by było atrakcyjne. Zastosujmy tzw. gwarancję pięciu minut: jeśli postaramy się przez pięć minut realizować zadanie, znacznie zwiększy się prawdopodobieństwo naszego zaangażowania. Pamiętajmy o metodzie szwajcarskiego sera – rozłóżmy duże zadanie na wiele małych (5–10 minutowych). Zadajmy sobie pytanie: w jaki sposób mogę najlepiej wykorzystać swój czas właśnie teraz? Planujmy działania na konkretną godzinę: nie – „będę uczyć się cały dzień”, tylko np. ”będę się uczyć od 9.00 do 14.00 i od 17.00 do 20.00”. Ambitny cały dzień na naukę najprawdopodobniej zmarnujemy, ponieważ ciągle będzie nam się wydawać, że jeszcze dużo czasu do końca dnia… aż zastanie nas wieczór. Bądźmy asertywni dla siebie i innych – czyli po prostu nauczmy się mówić „nie”! Jeśli mamy do napisania trzy eseje, nie zgadzajmy się pomóc koledze w nagłej przeprowadzce. Nie bójmy się odmawiać!

Sztuka planowania dnia

Jeśli chcemy spędzić dzień jak najefektywniej, nie planujmy go co do godziny. Przede wszystkim wypełnijmy go realistycznie: tyle, ile da się zrobić. Niewykonanie planu, zwłaszcza nierealistycznego, powoduje tylko frustrację. Najlepiej jest zagospodarować ok. 60% czasu pracy. Reszta to rzeczy nieoczekiwane (np. spóźni się autobus) i spontaniczne (np. nagły ból głowy). Zasadą, która sprawdza się zawsze, jest tzw. zasada Parkinsona: każda czynność zabiera dokładnie tyle czasu, ile na nią przeznaczymy. Co to oznacza? Jeśli mamy na napisanie raportu pół dnia, to zrobimy to w pół dnia; jeśli cały dzień – będziemy grzebać się w nim do wieczora; jeśli zaś dostaniemy wolną rękę, możemy ugrzęznąć w nim na dobry tydzień. Wniosek: nie rozwlekajmy czynności. Nie pozwalajmy sobie na zbyt długie terminy. Przez to marnujemy sporo czasu. Wg innej reguły, zwanej zasadą Pareto, 80% wyników wypływa z 20% przyczyn. Inaczej mówiąc, skromniejszymi środkami i mniejszym wysiłkiem można osiągnąć większe efekty. Zasada sprawdza się w wielu dziedzinach życia, np. 20% klientów przynosi 80% zysków firmy lub 20% ubrań nosimy przez 80% czasu. Należy więc wybierać te czynności, które przynoszą największe efekty, pomijając inne, mniej wartościowe. Na liście rzeczy do zrobienia danego dnia najważniejsze są zawsze dwa lub trzy punkty. Trzeba tylko zdecydować, które nimi są.